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PhraseExpress初心者がテキスト入力作業を簡略化して仕事効率を上げるための6つのポイント

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PhraseExpress-use4
「PhraseExpress」は、定型文などのテキスト入力を、自作したスニペットを打つだけで瞬時に目的のフレーズに変換してくれるテキスト入力補完ソフト。

例えば、自分の名前、住所、ログイン情報などの固定的なフレーズ、ビジネスメールなどで利用する最初のあいさつ用の定型文や最後の署名部分、Webライターやブロガーであれば記事でよく使うフレーズやHTMLタグの入力といった日常の面倒なテキスト入力をルール化した短いスニペットをタイプするだけで補完してくれる。

また、Mac/Windowsのハイブリッドユーザーであれば、同類のMac用ソフトとして圧倒的に人気の「TextExpander」とのデータ連携を、DropBoxを利用して同期することも可能。

そんな便利な「PhraseExpress」ですが、いざ使用してみると使いこなすには少々慣れやポイントを押さえる必要があるので、これから使ってみようという方は是非参考に。

PhraseExpressのダウンロード

ScreenshotPhraseExpress – Text Expander for Windows

インストール版は、「Download from CNet」からダウンロードします。
PhraseExpress-dl2

基本的な使い方

PhraseExpress は起動するとタスクバーにアイコンが登録されて常駐しています。

スニペットの登録や、設定を変更する場合は、タスクバーのアイコンを右クリックして「Edit phrases」を選択。
PhraseExpress-use2

メインウインドウはこのような状態。
PhraseExpress-use4

フレーズを目的別にまとめて管理できるグループは、「New Folder」ボタンで作成できます。
PhraseExpress-use6

新規に自動挿入するフレーズと、それを実行するトリガーとなるスニペットを登録するには、「New Phrase」ボタンをクリックします。
PhraseExpress-add-phrase

あとは、テキストエディタやWebフォームなど、すべてのテキスト入力時に作成したスニペットを打ち込むと、自動的に登録したフレーズに変換してくれます。

1. DropBoxで PhraseExpress のデータを同期・共有

PhraseExpress はデフォルトではローカルにデータを保持しますが、複数のマシンで作業する場合は、DropBoxの共有フォルダにデータを保存することでスニペットを常に共有することができます。

「Settings」メニューを開きます。
PhraseExpress-open-setting

“Options” — “Files” の “Backup” 項目にて、「Backup path」をDropBox の共有フォルダに変更します。
PhraseExpress-use5

Macの TextExpander のスニペットを PhraseExpress にインポートする

Macで既に TextExpander を使っていて、なおかつDropBoxの共有フォルダにスニペットデータを保存している場合は、同じDropBoxアカウントで連携しているWindowsに PhraseExpress をインストールした場合、自動的にDropBox上の TextExpander のデータを検出します。

PhraseExpress-use3

ただし、TextExpander のスニペットデータ(Settings.textexpander = XML)は完全にインポートできないことがあったり、「PhraseExpress」の通常のスニペット登録時の設定項目よりも限定されており、完全な互換性はないため、やはりもう少し双方のソフトを利用する際の、お互いの使い勝手や機能の差が問題ないレベルになるまでは、スニペットデータはそれぞれ独立して持たせたほうがいいかもしれません。

とはいえ、どちらもDropBoxなどのクラウドストレージ上にバックアップファイルを作成するようにしておけば、マシンが違ってもMac同士、Windows同士ならスニペットを共有できます。

v9.1.2d 時点では、私の場合は TextExpander のデータ(DropBox)をインポートしている場合は、同じスニペットで PhraseExpress のスニペットも作成しています(物理的に保存先が異なるため、同じスニペットでも TextExpander のデータは上書きされません)。

2. DropBox以外のクラウドストレージ上の既存データと同期

標準で対応しているDropBox以外のクラウドサービス上に TextExpander や PhraseExpress の既存データがある場合は、新たに PhraseExpress をインストールして最後の画面で「Launch PhraseExpress」のチェックを外して完了し、スタートアップに登録されたショートカットのプロパティから、リンク先に “-sfp” というオプションをつけて起動するようにしておきます。

PhraseExpress-sfp

そうすると、初回起動時に対象のクラウドサービスの選択画面が表示されます。

詳細は以下のムービーを参考に。

3. マクロを効果的に使って簡易入力をさらに効率化

PhraseExpressにはフレーズに様々な動的コンテンツを状況や条件に合わせて追加できる、膨大なマクロが用意されています。

マクロは、フレーズの “Phrase content” のテキストエリアにて右クリックでメニューを開き、「Macro」から呼び出せます。
PhraseExpress-macro

「PhraseExpress」で使えるマクロ一覧

テキスト入力に限定すると、使用頻度が高いマクロは以下。

  • {#cursor}
    テキスト挿入後、このマクロの位置にカーソルを合わせる。

    指定例:
    <h2>{#cursor}</h2>
    → H2タグを挿入して、間にカーソルを移動。

  • {#insertclipboard}
    この位置にクリップボードの内容を貼り付ける。例えば、アンカーテキストタグのURL自動挿入など。

    指定例:
    <a href=”{#insertclipboard}” target=”_blank”>{#cursor}</a>
    → コピー済みのURLをアンカーテキストのリンク先に指定し、カーソルを移動。

  • {#input}
    テキストボックスを表示して、フレーズの中にそこで指定したテキストをこのマクロがある箇所に表示して挿入できる。
    例えば、宛名や社名などフレーズの中に2箇所以上、その都度指定すべきフレーズがある場合に便利。

    指定例:
    {#input -head 会社名 -def 株式会社 -single}
    → “会社名”というタイトルの1行テキストボックスを、規定値を「株式会社」として表示。
    PhraseExpress-input

4. フレーズ内に登録済みの別のフレーズを挿入する

先述の insert マクロには、テキストボックスを表示してその都度ユーザーの入力したテキストを挿入する以外に、別の登録済みのスニペットのフレーズ内容を任意の位置に挿入することができます。

例えば、メールの定型文用のフレーズを作成し、その中に insert マクロを使って、署名用のフレーズを貼り付けることができます。

別のフレーズを読み込むには、”Phrase content” テキストエリアにて右クリックメニューの「Macro」–「Insert another phrase」を選びます。
PhraseExpress-insert1

挿入したい登録済みの別のフレーズのスニペットを選択します。
PhraseExpress-insert2

“;sign” というスニペットの署名用のフレーズが挿入されるようになります。
PhraseExpress-insert3

5. スニペットを入力直後にすぐ変換する

例えば「,sign」という名前で署名欄の定型文を挿入するスニペットを登録して、メールなどで「,sign」と打って署名を挿入しようとしても、そのあとにリターンやスペースなど何らかのキーアクションをしないと変換されない場合があります。

このような場合は、スニペットを認識するための接尾辞のフラグ(Postfix)を無効にします。

まずは、フレーズ作成画面にて、エキスパートモードにします。
PhraseExpress-change-expertmode

Autotext にスニペットを指定し、そのあとの “Postfix” のプルダウンメニューから「None」を指定します。
また、スニペットを認識するための接頭辞(Prefix)も特に指定しない場合は、「Any」か「None」にしておきます。
PhraseExpress-case

これで「,sign」というスニペットを打った瞬間に、登録しある署名が挿入されます。

6. 改行や複数行を含めてテキストを挿入する場合

対象のエディタによっては、スニペットに登録した状態の改行状態ではなく、1行に続けて挿入されてしまったり、思うように改行してくれない場合があります。
PhraseExpress-break1

私の場合、WordPressの投稿画面では、改行を含む複数行のテキストを PhraseExpress で自動挿入しようとしたところ、1回の改行は認識されずに1行になってしまいました。

このような場合は、”Phrase content” には 表示上の1回の改行 = 2回の改行 として登録しておくと期待する状態でテキストが挿入されます。
PhraseExpress-break2

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